Mencermati surat resmi/tak resmi
1. Pengertian Surat
Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak itu disebut surat-menyurat atau korespondensi. Dengan kata lain, surat-menyurat itu merupakan salah satu kegiatan berbahasa yang dilakukan dalam komunikasi tertulis.
2. Fungsi Surat
Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai:
a. alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan atau permohonan, buah pikiran atau gagasan;
b. alat bukti tertulis, misalnya surat-surat yang diarsipkan;
c. alat untuk mengingat, misalnya surat-surat yang diarsipkan;
d. bukti historis, misalnya surat-surat yang bersejarah;
e. pedoman kerja, misalnya surat keputusan dan surat perintah.
3. Jenis Surat
Jika dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat digolongkan atas tiga jenis, yaitu (1) surat pribadi, (2) surat dinas, dan (3) surat niaga.
Ciri-ciri yang dimiliki oleh ketiga surat itu dapat dikemukakan sebagai berikut:
a. Surat Pribadi
Surat pribadi adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi. Surat-menyurat pribadi itu timbul dalam pergaulan hidup sehari-hari dan terjadi dalam komunikasi antara anak dan orang tua, antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman. Untuk surat pribadi dapat digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat bersampul.
b. Surat Dinas
Surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi lain dan dari instansi kepada perseorangan atau sebaliknya.
c. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang dipergunakan orang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga, seperti perdagangan, perindustrian, dan usaha jasa (misalnya perusahaan angkutan, perusahaan bangunan, perusahaan asuransi, dan perbankan). Yang tergolong ke dalam jenis ini juga adalah koperasi dan perusahaan negara.
Dalam dunia usaha dikenal bermacam-macam surat niaga, misalnya surat penawaran, surat pesanan, surat pembayaran, surat penagihan, surat pengiriman barang, surat pengaduan, dan surat proposi penjualan. Surat niaga memegang peranan penting dalam dunia usaha karena sebagian besar hubungan dengan pihak luar dilakukan melalui surat-menyurat. Oleh karena itu, surat niaga harus disusun dengan sebaikbaiknya, jelas dan menarik, serta perlu dikelola secara profesional oleh pegawai yang mempunyai keahlian dalam bidang surat-menyurat.
Selain ketiga jenis surat seperti yang telah dikemukakan di atas, terdapat pula jenis surat yang lain, misalnya surat edaran, surat pengumuman, surat perjanjian, dan surat keputusan. Yang menjadi sasaran isi surat edaran dan surat pengumuman adalah sekelompok orang (misalnya para karyawan, para pejabat tertentu) dan masyarakat umum. Surat perjanjian kerja dan surat keputusan ditujukan kepada orang atau pihak tertentu untuk keperluan pegangan dan pelaksanaan kerja atau penggarapan suatu pekerjaan.
Penulisan Bagian Surat Resmi
Bagian surat terdiri atas (1) kepala surat, (2) tanggal, (3) nomor, lampiran, dan hal atau perihal, (4) alamat tujuan, (5) salam pembuka, (6) isi surat, (7) salam penutup, (8) pengirim surat, (9) tembusan, dan (10) inisial.
1. Kepala Surat
Kepala surat yang lengkap terdiri atas (1) nama instansi, (2) alamat lengkap, (3) nomor telepon, (4) nomor kotak pos, (5) alamat kawat, dan (6) lambang atau logo.
Nama instansi ditulis dengan huruf kapital. Alamat instansi, termasuk di dalamnya telepon, kotak pos, dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata kapital, kecuali kata tugas.
Nomor kode pos ditulis setelah nama kota tempat instansi itu berada.
Contoh:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun
Jakarta 13220
Kotak Pos 2625 Telepon 4896558, 4894564, 4894584
Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis dengan huruf kapital.
Contoh:
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
PUSAT PEMBINAAN DAN PENGEMBANGAN BAHASA
JALAN DAKSINAPATI BARAT IV, RAWAMANGUN
JAKARTA 13220
KOTAK POS 2625 TELEPON 4896558, 4894564, 4894584
Dalam penulisan kepala surat hendaklah diperhatikan hal-hal sebagai berikut.
1. Nama instansi jangan disingkat, misalnya Biro Diklat, Depdikbud, Badan Bimas, tetapi Biro Pendidikan dan Pelatihan, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Badan Bimbingan Masyarakat.
2. Kata jalan jangan disingkat menjadi Jln. atau Jl, tetapi Jalan.
3. Kata telepon hendaknya ditulis dengan cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun atau Telpun dan jangan pula disingkat menjadi Tlp., Tilp., atau Telp.
4. Kata kotak pos hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Kotak Pos dan jangan disingkat K. Pos atau Kotpos. Demikian pula, jangan digunakan P.O. Box atau Post Office Box.
5. Kata alamat kawat hendaklah ditulis dengan cermat, yaitu Alamat Kawat dan jangan digunakan Cable Address
6. Kata telepon dan kotak pos diikuti oleh nomor tanpa diantarai tanda titik dua (:), sedangkan nomor-nomor yang mengikutinya tidak diberi titik pada setiap hitungan tiga angka karena bukan merupakan suatu jumlah.
Contoh:
– Telepon: 489.655.8
– Kotak Pos: 265.5
Seharusnya:
– Telepon 4896558
– Kotak Pos 2655
2. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis secara lengkap, yaitu tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Sebelum tanggal tidak dicantumkan nama kota karena nama kota itu sudah tercantum pada kepala surat. Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apa pun, seperti tanda titik, titik koma, titik dan garis hubung. Selain itu, perlu diperhatikan hal berikut.
1) Nama bulan jangan ditulis dengan angka, tetapi dengan huruf. Nama bulan yang ditulis dengan huruf tidak boleh disingkat, misalnya Januari, Februari, Agustus, atau November, bukan Jan., Feb., Agt., atau Nov.
2) Nama bulan hendaklah ditulis dengan cermat, misalnya Februari, November, bukan Pebruari, Nopember.
Contoh penulisan tanggal surat:
KEPALA SURAT
22 Maret 2003
Nomor, Lampiran, dan Hal
Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan diawali huruf kapital, Nomor, Lampiran, dan Hal dengan diikuti oleh tanda titik dua yang ditulis secara estetik ke bawah sesuai dengan panjang pendeknya ketiga kata itu.
Penulisan kata Nomor dan Lampiran yang dapat disingkat menjadi No. dan Lamp. Harus taat asas. Jika kata nomor ditulis lengkap, kata lampiran pun ditulis lengkap. Jika kata nomor disingkat menjadi No., kata lampiran juga harus disingkat menjadi Lamp.
Kata Nomor diikuti oleh nomor berdasarkan nomor urut surat dengan kode yang berlaku pada instansi pengiriman surat. Nomor surat dan kode yang dibatasi garis miring ditulis rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda hubung.
Penulisan nomor dan kode surat yang benar:
– Nomor: 110/U/PPHPBI/2003
– No.: 110/U/PPHPBI/2003
Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring, tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula, isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi dapat pula dengan angka. Misalnya:
– Nomor: 10.10.3.03.90 atau
– Nomor: 10-10-3-03-90
Kata Lampiran ditulis di bawah nomor jika ada yang dilampirkan pada surat. Jika tidak ada yang dilampirkan, kata Lampiran tidak perlu ditulis.
Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua disertai jumlah barang yang dilampirkan. Jumlah barang ditulis dengan huruf, tidak dengan angka dan tidak diakhiri dengan tanda baca lain. Pada awal kata yang menyatakan jumlah ditulis dengan huruf kapital.
Contoh penulisan lampiran yang dianjurkan:
– Lampiran: Satu berkas
– Lamp.: Satu berkas
Kata Hal diikuti tanda titik dua disertai pokok surat yang diawali dengan huruf kapital tanpa diberi garis bawah dan tidak diakhiri tanda titik atau tanda baca lain. Pokok surat hendaklah dapat menggambarkan pesan yang ada dalam isi surat.
Penulisan hal yang dianjurkan:
– Hal: Permohonan tenaga pengajar
– Hal: Penyeragaman bentuk surat
3. Alamat Surat
Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Bentuk yang pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk yang kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas di bawah bagian Hal atau sebelum salam pembuka.
Penulisan alamat surat di sebelah kiri atas itu lebih menguntungkan daripada di sebelah kanan atas karena kemungkinan pemenggalan tidak ada sehingga alamat yang panjang pun dapat dituliskan.
Untuk penulisan alamat surat perlu diperhatikan hal berikut.
1) Penulisan nama penerima harus cermat dan lengkap, sesuai dengan kebiasaan yang dilakukan oleh yang bersangkutan (pemilik nama).
2) Nama diri penerima surat diawali huruf kapital pada setiap unsurnya, bukan menggunakan huruf kapital seluruhnya.
3) Penulisan alamat penerima surat juga harus cermat dan lengkap serta informatif.
4) Untuk menyatakan yang terhormat pada awal nama penerima surat cukup dituliskan
5) Yth. Dengan huruf awal huruf kapital disertai tanda titik singkatan itu. Penggunaan kata kepada sebelum Yth. tidak diperlukan karena kata kepada berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan arah. Apalagi kalau diingat bahwa alamat pengirim tidak didahului kata dari yang berfungsi sebagai penghubung antarbagian kalimat yang menyatakan asal.
6) Kata sapaan seperti ibu, bapak, saudara digunakan pada alamat surat sebelum nama penerima surat. Jika digunakan kata pada awal penerima, kata itu hendaknya ditulis penuh, yaitu Bapak, dengan huruf awal huruf kapital dan tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu. Kata saudara cukup ditulis Sdr. Dengan huruf awal huruf kapital dengan tanda titik pada akhir singkatan itu. Kata ibu hendaklah ditulis penuh Ibu dengan huruf awal huruf kapital tanpa tanda titik atau tanda baca apa pun pada akhir kata itu.
7) Jika nama orang yang dituju bergelar akademik sebelum namanya, seperti Dr. dr. Ir. atau Drs. atau memiliki pangkat, seperti kapten atau kolonel kata sapaan Ibu, Bapak, dan Sdr. tidak digunakan.
8) Jika yang dituju nama jabatan seseorang, kata sapaan tidak digunakan agar tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau jabatan
9) Pada alamat surat tidak diperbolehkan menggunakan tanda baca, kecuali pada gelar akademik. contoh : Bapak Iqbal Yudaperwira, S.H., M.H.
9) Kata jalan pada alamat surat tidak disingkat, tetapi ditulis penuh, yaitu Jalan, dengan huruf awal huruf kapital tanpa tanda titik atau titik dua pada akhir kata itu. Nama jalan atau gang, nomor, RT, dan RW ditulis lengkap dengan huruf awal huruf kapital setiap unsur alamat. Nama kota atau wilayah perlu nama propinsi, tidak ditulis dengan huruf kapital semua, tetapi ditulis dengan huruf awal huruf kapital dan tidak digarisbawahi serta tidak diakhiri tanda baca apa pun, seperti tanda titik dan tanda hubung.
10) Nama alamat yang dituju hendaklah nama orang yang disertai nama jabatannya, atau nama jabatannya saja dan bukan nama instansinya.
Contoh penulisan alamat yang dianjurkan:
Yth. Bapak Sukoco, S.E.
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen A
Jalan Sarlitan Raya 17
Jakarta
4. Penulisan Salam
Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam, yaitu (1) salam pembuka dan (2) salam penutup. Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam berkomunikasi antara penulis surat dan penerima surat.
Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas kalimat pembuka isi surat. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah.
Salam pembuka yang sangat lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat dengan ketentuan sebagai berikut.
1) Huruf pertama kata dengan pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kapital (Dengan).
2) Huruf pertama kata hormat pada ungkapan salam itu ditulis dengan huruf kecil, bukan huruf kapital (hormat).
3) Pada akhir ungkapan salam pembuka itu dibubuhkan tanda koma, bukan tanda titik, tanda seru, atau titik dua. (Dengan hormat,).
Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah
– Salam sejahtera,
– Saudara …,
– Saudara … yang terhormat,
– Ibu … yang terhormat,
– Bapak … yang terhormat,
Di samping itu, terdapat salam pembuka yang bersifat khusus, seperti:
– Assalamualaikum W.W.,
– Salam Pramuka,
– Salam perjuangan,
– Merdeka,
Penulisan ungkapan salam pembuka yang tidak cermat adalah Dengan Hormat; Salam Sejahtera; Saudara Tuti yang Terhormat.
Penulisan ungkapan salam pembuka yang cermat adalah
– Dengan hormat,
– Salam sejahtera,
– Saudara Tuti yang terhormat,
Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam dengan ketentuan sebagai berikut.
1) Huruf pertama kata hormat, salam, dan wasalam ditulis dengan huruf kapital.
2) Pada akhir salam penutup dibubuhkan tanda koma, bukan tanda titik atau tanda baca lain, atau tanpa tanda apa-apa.
Penulisan ungkapan salam penutup yang cermat adalah
– Hormat saya,
– Hormat kami,
– Salam takzim,
– Wasalam,
5. Isi Surat
Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka, bagian kedua merupakan paragraf isi dan bagian ketiga merupakan paragraf penutup.
Paragraf pembuka mengantarkan isi surat yang akan diberitahukan. Paragraf pembuka berisikan pemberitahuan, pertanyaan, pernyataan, atau permintaan.
Contoh:
1) Kami ingin memberitahukan kepada Saudara bahwa ….
2) Salah satu kegiatan Proyek Penelitian adalah meneliti sastra lisan Sunda. Sehubungan dengan itu, ….
3) Pada tanggal 14—18 Juli 1990 kami akan mengadakan Penataran Kebahasaan I. Tujuan penataran itu adalah sebagai berikut.
4) Himpunan Pembina Bahasa Indonesia akan menyelenggarakan Seminar Pengajaran Bahasa Indonesia, pata tanggal 5—6 November 1978, di Wisma Samudra, Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun, Jakarta.
5) Dalam salah sebuah media massa terbitan Jakarta, kami telah membaca bahwa rumput laut telah dibudidayakan. Sehubungan dengan itu, kami ingin mendapatkan informasi tentang perbudidayaan rumput laut itu.
6) Di samping itu, paragraf pembuka berisi balasan (jawaban) seperti dalam contoh berikut:
a) Pertanyaan Saudara yang tertera pada surat Saudara tanggal 10 Januari 1986, No. 05/Diklat/1/I/ 1986 akan kami jawab sebagai berikut.
b) Surat Anda telah kami terima. Sehubungan dengan itu, kami ingin memberitahukan hal berikut.
Dalam paragraf isi dikemukakan hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat. Namun, isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.
Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.
Contoh paragraf penutup:
a) Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
b) Atas perhatian dan kerja sama Saudara yang baik selama ini, kami ucapkan terima kasih.
c) Besar harapan kami, Saudara dapat memanfaatkan sumbangan kami.
d) Mudah-mudahan jawaban kami dapat memuaskan Saudara.
6. Nama Pengirim
Nama pengirim surat ditulis di bawah tanda di bawah salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas. Dalam penulisan nama pengirim perlu diperhatikan hal berikut.
1) Penulisan nama tidak perlu menggunakan huruf kapital seluruhnya, tetapi menggunakan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama.
2) Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak perlu bergaris bawah dan tidak perlu diakhiri dengan tanda titik.
3) Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah nama pengirim.
Contoh:
Drs. Doni Susanto Kepala,
Kepala Drs. Doni Susanto
NIP 130130130
7. Tembusan Surat
Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal huruf kapital (Tembusan) diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan bagian nomor dan hal, serta sejajar dengan nama pengirim surat. Tulisan Tembusan diikuti tanda titik dua, tanpa digarisbawahi.
Bagian ini hanya dicantumkan jika surat itu memerlukan tembusan untuk beberapa instansi atau pihak lain yang ada hubungannya dengan surat yang bersangkutan.
Ketentuan isi tembusan itu adalah sebagai berikut.
1) Jika pihak yang diberi tembusan itu lebih dari satu, diberi nomor urut sesuai dengan jenjang jabatan pada instansi itu. Jika pihak yang diberi tembusan hanya satu, tidak diberi nomor.
2) Pihak yang diberi tembusan hendaklah nama jabatan atau nama orang dan bukan nama kantor atau instansi.
3) Dalam tembusan tidak perlu digunakan ungkapan Kepada Yth. atau Yth.
4) Di belakang nama yang diberi tembusan tidak perlu diberi ungkapan untuk perhatian, untuk menjadi perhatian, sebagai laporan, atau ungkapan lain yang mengikat.
5) Dalam tembusan tidak perlu dicantumkan tulisan Arsip atau Pertinggal karena setiap surat dinas itu harus memiliki arsip.
Contoh
Tembusan:
Kepala Bagian Perlengkapan
atau
Tembusan:
1. Direktur Pemilihan Bahan
2. Kepala Bagian Perlengkapan
3. Dra. Sabaindah
8. Inisial (Sandi)
Inisial (sandi) ditempatkan pada bagian paling bawah sebelah kiri di bawah tembusan (kalau ada). Inisial merupakan tanda pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan pengetik surat. Inisial berguna untuk keperluan selingkung surat untuk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat.
Contoh: – HA/SS
HA singkatan nama pengonsep: Hidayah Asmuni
SS singkatan nama pengetik: Sandi Susatio
LA BELLE RISNA 